MatteoL’aggiornamento di Gmail porterà funzioni per uno Smart Working ideale, vediamo quali.
L’emergenza pandemica del passato ha fatto capire al mondo intero quanto sia vitale avere una buona struttura digitale per poter lavorare da remoto. In questo senso, Google ha giocato un ruolo da grande protagonista, trasformando la sua celebre posta elettronica, Gmail, in un vero e proprio ufficio virtuale.
Se in Italia si discute ancora su come bilanciare il lavoro in presenza e quello da casa, tantissime aziende in tutto il mondo hanno già abbracciato questa modalità in via definitiva. A questo proposito, ti consiglio di leggere anche il mio articolo “Smart Working e Twitter” per capire come si sono mosse le grandi realtà tecnologiche.
Google ha svolto un lavoro enorme per rendere il portale di Gmail un paradiso per chi lavora da remoto, riunendo tutti gli strumenti necessari in un unico posto. Vediamo quali sono le funzioni principali che hanno reso possibile il vero smart working.
Google Chat integrata ovunque
Questa funzione permette di chattare in maniera rapida con i propri contatti direttamente dall’interfaccia della posta elettronica. Dopo aver sostituito definitivamente il vecchio sistema Hangouts, la Chat di Google è oggi perfettamente integrata non solo nella versione per computer, ma anche nelle applicazioni per smartphone Android e iOS, permettendo di rimanere sempre in contatto con i colleghi ovunque ci si trovi.
Dalle Rooms agli Spazi (Spaces)
L’idea di creare stanze virtuali dedicate a gruppi specifici è esplosa negli anni scorsi con piattaforme come Messenger. Google ha avuto la brillante intuizione di integrare questo concetto in Gmail creando inizialmente le Rooms, oggi evolute e conosciute come Spazi (Spaces). Si tratta di aree in cui è possibile collegare diverse persone per lavorare in tempo reale, condividendo progetti e obiettivi senza creare confusione con il resto dei contatti.
Questi Spazi sono perfettamente integrati con la gestione dei file, per la lavorazione in simultanea dello stesso documento, e con i Task, una sorta di lista delle cose da fare (To-Do List) dove poter inserire assegnazioni, date e scadenze. Se ti interessa approfondire come gestire gli appunti, leggi anche il mio articolo “Prendi nota e salva tutto con queste 5 app” per scoprire quali programmi sono ideali per non dimenticare nulla.
Leggi il mio articolo “Prendi nota e salva tutto con queste 5 app” per vedere quali programmi prendono nota di qualsiasi cosa.
Maggiore velocità, ricerca e controllo
L’efficienza di chi lavora passa anche dalla riduzione delle distrazioni. Direttamente da Gmail è possibile accedere alla chat con una persona e far partire immediatamente una videochiamata veloce tramite Google Meet, diventato ormai uno standard per le riunioni online.
La ricerca interna è stata potenziata in modo straordinario: ora è possibile trovare facilmente documenti, messaggi e file legati a progetti specifici, senza perdere tempo a scorrere vecchie email. Inoltre, per garantire la giusta concentrazione, è possibile attivare la modalità “Non disturbare”, utilissima per svolgere le proprie mansioni da remoto senza interruzioni e notifiche continue.
La ricerca sarà più approfondita in caso di progetti o lavori con persone diverse, così da trovare facilmente ciò che si sta facendo senza perdere troppo tempo.
Sicurezza avanzata per le riunioni
Milioni di persone lavorano oggi con Google Workspace (l’evoluzione della storica G Suite), scambiandosi quotidianamente dati sensibili e informazioni riservate. Questo ha spinto Google a rendere le proprie applicazioni ancora più sicure. A questo proposito, puoi recuperare il mio approfondimento “G Suite, cosa devi sapere” (oggi utile per capire le basi di Workspace).
Tra le tante caratteristiche di sicurezza introdotte su Meet e Chat troviamo:
- La possibilità per chi gestisce le riunioni di espellere partecipanti indesiderati, impedendo loro di tentare di rientrare.
- La facoltà, per chi organizza, di decidere in anticipo chi può partecipare alla chiamata video e chi può scrivere nella chat.
Insomma, Google, forte delle sue prestazioni a livello mondiale, ci ha abituato alla rapidità e all’efficacia. Rendendo Gmail il vero fulcro di tutta l’attività operativa, lo smart working è diventato sempre più accessibile e ordinato.
Non ci resta che continuare a sfruttare questi strumenti per migliorare la nostra produttività quotidiana e rendere il lavoro da casa sempre più ordinato e sereno.
E tu, come gestisci la tua posta elettronica e i tuoi progetti a distanza?
Utilizzi già tutte queste funzioni integrate in Gmail o preferisci affidarti ad altri programmi?
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Immagine di copertina: Photo by Priscilla Du Preez on Unsplash.
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