Se il metodo universale per inviare i file rimane la vecchia e sempre cara posta elettronica, con l’arrivo di tantissimi nuovi strumenti digitali, le possibilità sono veramente vaste e comode.
Certo, l’invio di un allegato nel messaggio di posta elettronica rappresenta ancora una certa praticità di utilizzo, capace di raggiungere chiunque possegga un indirizzo email.
Da precisare, però, che le email non hanno una grande capienza quando si parla di allegati: Gmail, ad esempio può avere un massimo di 25MB (MegaByte) nel complessivo e, se pensiamo all’attuale quantitativo di contenuti che gira in rete, è veramente poco.
Potrebbe interessarti il mio articolo “Gmail cambia, le novità che portano Smart Working puro“.
Ecco quindi che è la stessa tecnologia ad aiutarci per l’invio di un numero superiore di documenti, foto, video e altro.
Vediamo i metodi che hanno raggiunto un certo livello di popolarità e di utilizzo nel mondo del digitale per l’invio di file che esulino la posta elettronica abbattendo la barriera dei “miseri” 25MB:
Messaggistica istantanea
Partiamo dalla base, dagli strumenti più gettonati al giorno d’oggi, cioè le app per chattare comunemente chiamate app di messaggistica istantanea.
Oltre ad averci “salvato” da momenti di forte solitudine dovuti dalla pandemia da Covid-19 che ci ha obbligato a varie quarantene, queste app permettono l’invio di tantissimi file.
Non si sta parlando di sole foto di immagini ma proprio documenti come file di Word, PDF o fogli elettronici.
Ormai qualsiasi applicazione consente questo tipo di invio e, se utilizzate le versioni da pc, come WhatsApp Web, Telegram e Signal versione Desktop e il client di Skype, l’invio di una semplice fattura o preventivo può essere veramente una passeggiata.
Consiglio: se ne abbiamo la necessità, possiamo inviare file a noi stessi/e in modo facile e veloce per avere i file del computer anche sullo smartphone e viceversa.
Come fare?
Nelle varie app di messaggistica non è possibile inviare messaggi al nostro numero, in questo caso è possibile creare un gruppo o canale dove noi saremo gli unici membri.
Una volta che si invia qualcosa su questo gruppo individuale lo si può “riprendere” da pc (o viceversa) per averlo sempre a portata di mano.
Comodo e geniale vero?
Cloud
Il cloud potrebbe rappresentare la vera rivoluzione di questi anni; salvare sulla nuvola significa sostanzialmente due cose:
- Avere tutti i file a portata di mano, a patto che i vari dispositivi siano sincronizzati con la stessa email e password;
- Possibilità di modificare gli stessi documenti a prescindere dal device che si usa;
Ne parlo in maniera approfondita nel mio articolo “Cloud, i migliori servizi per salvare i file nella nuvola“.
Per quanto riguarda l’invio del file è possibile condividere un documento ad altre persone, decidere se queste possono solamente visualizzare il documento oppure modificarlo a piacimento.
Nel caso di OneDrive è possibile scegliere se condividere una cartella o file entro un determinato periodo di tempo, mentre per Google Drive esiste l’opzione per cui i nostri amici o colleghi possono solamente visualizzare, commentare e darci “una dritta” nel nostro lavoro oppure permettere di modificare il lavoro diventando editor a loro volta.
Da poco tempo anche la suite di Apple iWork permette la condivisione dei lavori in tempo reale all’interno della propria piattaforma.
Come fare per inviare un file tramite Cloud?
Esistono diversi metodi: si può mandare una mail che contenga il link del file scelto, in modo tale che non si mandi l’allegato “nudo e crudo” ma sarà poi il destinatario ad “entrare” a casa mia e operare con il documento condiviso.
Il secondo caso, quello più comodo, è quello di “taggare” le persone nel lavoro in modo tale che non debbano svolgere passaggi in più ma si ritroveranno semplicemente il file pronto per essere visualizzato o da modificare.
In ogni caso, che voi usiate OneDrive, Google Drive oppure iCloud Drive tutto questo è possibile cliccando sulla voce Condividi e da quel punto basterà digitare gli indirizzi email dei destinatari.
Programmi per il lavoro di gruppo
L’arrivo della pandemia precedentemente citata, e ancora in corso d’opera, ha accelerato il processo di lavoro dei gruppi da remoto.
Intere aziende si sono trovate a lavorare in gruppo ma mantenendo la distanza dove ognuno è a casa sua, portando all’esplosione di programmi specifici come Trello, Asana, Microsoft Teams e tanti altri che permettono ad interi gruppi di lavoro di poter continuare la loro attività senza limiti di distanza.
A livello scolastico come non nominare Google Classroom per la gestione delle classi da parte delle maestre e docenti che hanno la possibilità di interagire in un ambiente dedicato all’istruzione con le proprie studentesse e studenti, inviando compiti con scadenze e controllando il lavoro svolto.
Questi programmi sono creati specificatamente per avere al loro interno la possibilità di inviare ogni tipo di file che necessita di essere lavorato, visto e modificato.
Software per l’invio di file pesanti
Se nella Gmail, o nelle email in generale, esiste un limite troppo restrittivo per inviare file, ci sono software e siti alternativi che possono inviare file con grosse dimensioni.
WeTransfer è forse l’esempio più pratico e conosciuto per poter inviare lavori “sostanziosi” ad altre persone, ma anche TeraShare o Smash svolgono lo stesso di tipo di lavoro.
Al di fuori di questi programma anche Telegram può inviare file per un massimo di 2GB, un quantitativo notevole visto che si tratta comunque di una app di messaggistica.
Qualsiasi metodo voi decidiate di usare, al giorno d’oggi avete l’imbarazzo della scelta.
Per questo tipo di operazioni, il più delle volte non c’è bisogno di pagare abbonamenti specifici visto che, a meno che non si tratti di lavori aziendali, un account free (quindi gratuito) può risolvere la maggior parte dei casi.
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Immagine di copertina: Photo by Brett Jordan on Unsplash.
Felicidad.
