Non sarà stata felice quella persona che nel comune di Jesi, in provincia di Ancora, nell’ottobre del 2021 scoprì di aver sbagliato qualche passaggio inviando una mail a ben 1300 senza inserire i destinatari in Copia conoscenza nascosta (in inglese Blind Carbon Copying), permettendo così a chiunque di vedere dati personali presenti nella mail!
Basta solamente inserire i destinatari in una voce sbagliata e il danno è fatto.
Questo è solamente uno dei tanti esempi, probabilmente uno di quelli più eclatanti, che ci fanno capire un fattore importante: non sappiamo (ancora!) mandare una mail e non conosciamo bene tutte le sue caratteristiche.
Non ci sono scuse onestamente e io ne sono stato un testimone diverse volte di questi errori il più delle volte, ahimè, iniziati da qualche funzionario della Pubblica Amministrazione nei confronti di cittadini che si ritrovavano email importanti ma “condivise” anche con altre persone sconosciute.
La composizione di una mail è importante nonostante l’utilizzo della stessa sia presente ormai da diversi decenni e il Copia conoscenza nascosta va usato!
Leggi il mio articolo “La nuova epoca delle email temporanee“.
Comunque, partiamo dall’inizio con la tipica domanda: cos’è il Copia conoscenza nascosta (CCN)?
È una funzione presente in tutti i servizi di posta elettronica che permette di nascondere alcuni (o tutti) destinatari da chi si trova nelle voci Copia conoscenza (Carbon Copying o CC) oppure in A (destinatari ufficiali).
Questo fa sì che le persone inserite in CCN non vengano viste da chi si trova “in chiaro”, nemmeno da quelli presenti in CCN.
Ad esempio: riprendendo il caso di Jesi, la persona incaricata di inviare la mail avrebbe dovuto inserire tutti gli indirizzi in CCN affinché ogni destinatario ricevesse un messaggio come se fosse l’unico.
Importante! Non è obbligatorio inserire un qualcuno in A (a parte se il destinatario è uno soltanto oppure se sono tutte persone che si conoscono) ma possiamo digitare gli indirizzi nelle voci in CC o, soprattutto, in CCN.
Normalmente le voci CC e CCN sono ben visibili nei vari client che gestiscono le email, come Thunderbird o Outlook, alcune volte, però, tendono ad essere nascosti, in Gmail ad esempio li trovate all’interno di una nuova email posizionati in alto a destra e bisogna cliccarci sopra per attivare le due funzioni, o solo una.
Una volta cliccate entrambe le voci, o solamente quella che serve, è possibile scrivere uno o più indirizzi di posta separati dalla virgola (mariorossi@gmail.com, matteonagi84@gmail.com).
Aggiunto uno o più indirizzi sarà poi possibile digitare un “Oggetto” (mi raccomando usiamolo, è importantissimo!), il corpo della mail ed infine vari allegati, se necessari, prima di spedire il tutto.
Non è un’operazione difficile ma fondamentale per riuscire a conoscere meglio lo strumento della posta elettronica che al giorno d’oggi è prioritaria nella registrazione dei vari servizi web come indicato nel mio articolo “Registrazioni con account di terze parti, come gestirle“.
Dall’altra parte, chi rientra nella “sfera” del CCN può tranquillamente rispondere al mittente potendo così avviare una conversazione in privato senza che tutti gli altri destinatari vedano la conversazione.
È obbligatorio usare una CCN?
Certo che no, ma nel momento in cui è necessario inviare un messaggio di posta ad un grande numero di indirizzi è importate usare il Copia conoscenza nascosta per non incappare in problemi legati alla privacy, specialmente se i destinatari non si conoscono.
Consiglio non richiesto: piuttosto che affrettarci nella ricerca dell’ultimo modello del telefono che permette di fare funzioni sofisticate (e piuttosto invitanti) forse, sarebbe meglio ripartire dalla base dei diversi usi della tecnologia e capire le funzioni ormai presenti da decenni che possono realmente aiutarci nella vita di tutti i giorni.
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